凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。做好會(huì)前準(zhǔn)備是確保優(yōu)質(zhì)高效開好會(huì)議的基礎(chǔ)。會(huì)前準(zhǔn)備要走好“方案制定、會(huì)議通知、名單收集、會(huì)場布置、會(huì)場查驗(yàn)”關(guān)鍵五步。
方案制定
根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)和要求，第一時(shí)間摸清情況是制定會(huì)議方案的前提：
一是確定會(huì)議主題，搞清楚會(huì)議是了解情況、解決問題還是安排部署，掌握會(huì)議背景、主要內(nèi)容、以往慣例等。
二是確定會(huì)議類型，搞清楚會(huì)議是全體大會(huì)、座談會(huì)還是報(bào)告會(huì)，掌握會(huì)議時(shí)長、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、具體范圍等。
三是確定會(huì)議形式，搞清楚會(huì)議是現(xiàn)場工作會(huì)、電視電話會(huì)還是網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)，是上下座（設(shè)主席臺(tái)）、圓桌座還是面對面座，掌握會(huì)議場地布局。
在摸清基本情況的基礎(chǔ)上起草會(huì)議方案，其要素包括會(huì)議時(shí)間、舉辦地點(diǎn)、主要內(nèi)容、會(huì)議議程、參會(huì)范圍、其他事項(xiàng)等（見例1）。
會(huì)議通知
會(huì)議方案確定后，要根據(jù)會(huì)議方案起草會(huì)議通知。會(huì)議通知要做到簡明扼要、重點(diǎn)突出、要求明確（見例2）。
下發(fā)會(huì)議通知，需要注意以下幾點(diǎn)：
一是根據(jù)會(huì)議方案明確的參會(huì)范圍，精準(zhǔn)梳理具體的參會(huì)單位，準(zhǔn)確發(fā)送會(huì)議通知，以便收集參會(huì)人員名單。
二是準(zhǔn)備參會(huì)入場券（或電子邀請函等），寫明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，與會(huì)議通知一并發(fā)送，參會(huì)人員憑入場券進(jìn)入會(huì)場。
三是做好會(huì)議方案中相關(guān)任務(wù)責(zé)任單位的通知工作。
名單收集
參會(huì)單位收到會(huì)議通知后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上報(bào)參會(huì)人員名單，會(huì)務(wù)人員在匯總名單時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：
一是參會(huì)人員如果不是會(huì)議通知確定的人員，了解清楚請假原因并在參會(huì)人員名單中注明。
二是將各單位名單回執(zhí)分類存放，以便精準(zhǔn)核實(shí)參會(huì)人員信息。
三是參會(huì)人員名單盡量不要手動(dòng)錄入電腦，這樣名字極易出錯(cuò)，且一旦出現(xiàn)失誤很難被發(fā)現(xiàn)。為避免這種失誤，可以找一份與此次參會(huì)范圍基本一致的最近一次會(huì)議的參會(huì)人員名單，對照名單回執(zhí)逐一核實(shí)，不參加的刪除，有漏掉的錄入，最后將名單回執(zhí)的信息與梳理匯總的信息逐一核對，確保無遺漏。
四是參會(huì)人員名單梳理匯總后，由兩名工作人員進(jìn)行核對，對有疑問的名字和職務(wù)，要對照名單回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn)，確保準(zhǔn)確無誤。
會(huì)場布置
根據(jù)參會(huì)人員名單布置會(huì)場，需要注意以下幾點(diǎn)：
一是對接會(huì)場，了解會(huì)場桌椅具體擺放情況，如桌椅總數(shù)與參會(huì)人數(shù)是否相符，會(huì)場共有幾排，每排擺放桌椅的數(shù)量是多少，參會(huì)人員進(jìn)出是否方便等。
二是編排參會(huì)人員座次，座次圖確定后，核對人數(shù)，確保座次人數(shù)與參會(huì)人數(shù)一致，尤其要對照參會(huì)人員名單核對座次圖，確保名字準(zhǔn)確無誤。
三是制作桌簽，有序擺放。
四是時(shí)刻關(guān)注請假人員變動(dòng)情況，同步更新參會(huì)人員名單、座次圖、會(huì)場布置等。
會(huì)場查驗(yàn)
會(huì)場布置完成后，要實(shí)地查驗(yàn)以下幾項(xiàng)內(nèi)容：
一是查驗(yàn)顯示屏、話筒、音響、燈光、室溫，逐一確認(rèn)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
二是查驗(yàn)會(huì)標(biāo)、指示牌、座次圖、桌簽、座椅，逐一核對是否準(zhǔn)確無誤。
三是查驗(yàn)候會(huì)室、衛(wèi)生間、音控室，逐一熟悉路線。
會(huì)前準(zhǔn)備還需要關(guān)注會(huì)議材料、會(huì)議報(bào)道、會(huì)場管理、會(huì)后總結(jié)等具體事項(xiàng)。如，會(huì)議材料，要核對主持詞，確保與會(huì)議議程保持一致；核對材料標(biāo)題，確保與會(huì)議內(nèi)容保持一致；核對印發(fā)數(shù)量、擺放范圍，確保與會(huì)議要求保持一致。會(huì)議報(bào)道，需安排攝影攝像記者提前一小時(shí)到會(huì)場，熟悉會(huì)場、調(diào)試設(shè)備。會(huì)場管理，負(fù)責(zé)會(huì)場安全、會(huì)場簽到、會(huì)議服務(wù)的工作人員需提前半小時(shí)就位。同時(shí)，會(huì)前要安排好會(huì)后工作復(fù)盤、資料整理、檔案收集等事項(xiàng)。
